Datenschutz & Privacy Gate
Bei der Übermittlung von Dokumenten können personenbezogene Informationen enthalten sein, die für eine erste Bearbeitung – zum Beispiel für eine Kostenschätzung, Machbarkeitsprüfung oder die Zuordnung einer Sprachkombination – nicht erforderlich sind. Dazu können etwa Namen, Anschriften, Telefonnummern, Aktenzeichen oder andere identifizierende Angaben gehören.
Deshalb bietet Khamseh.de zusätzlich zum normalen Dokumenten-Upload einen freiwilligen Datenschutzmodus an. Ziel ist es, personenbezogene Informationen möglichst bereits vor der eigentlichen Übermittlung zu reduzieren.
Warum ist dieses System vorgeschaltet?
Der Datenschutzmodus orientiert sich an den Grundsätzen der Datenminimierung und des Datenschutzes durch Technikgestaltung. Nicht jede Information eines Dokuments ist für jede Bearbeitungsstufe notwendig. Durch eine vorgeschaltete lokale Prüfung kann der Nutzer identifizierende Angaben entfernen, bevor eine bereinigte Fassung weitergegeben wird.
Damit soll erreicht werden, dass möglichst nur diejenigen Informationen übermittelt werden, die für den jeweiligen Bearbeitungszweck benötigt werden. Der Datenschutzmodus ersetzt dabei nicht die normalen datenschutzrechtlichen und organisatorischen Schutzmaßnahmen, sondern ergänzt sie als technische Schutzstufe.
Technischer Ablauf
- Das Dokument wird auf dem Gerät des Nutzers ausgewählt.
- Die OCR-Prüfung und die Vorbereitung der Schwärzungen erfolgen lokal im Browser.
- Der Nutzer kontrolliert die erkannten Bereiche und kann Schwärzungen ergänzen oder verwerfen.
- Aus dem Dokument wird anschließend eine neue, bereinigte PNG-Datei erzeugt.
- Vor der Übermittlung bestätigt der Nutzer ausdrücklich die Prüfung der bereinigten Fassung.
- Das Privacy Gate verarbeitet zunächst nur Statusinformationen über Prüfung und Freigabe.
- Erst danach wird ausschließlich die bereinigte PNG an den geschützten Eingang von Khamseh.de übertragen.
- Für die Übermittlung wird eine KH-Vorgangsnummer erzeugt.
Das ursprüngliche Dokument wird in diesem Datenschutzmodus nicht an eine externe KI übertragen. Der normale Anfrageweg bleibt daneben vollständig verfügbar.
Freiwillige Wahl
Die Nutzung des Datenschutzmodus ist freiwillig. Kundinnen und Kunden können selbst entscheiden, ob sie Unterlagen offen beziehungsweise unverändert übermitteln oder zuvor lokal anonymisieren beziehungsweise schwärzen möchten. Beide Übermittlungswege werden bearbeitet.
Hinweis für Datenschutzbeauftragte und institutionelle Auftraggeber
Der vorgeschaltete Mechanismus dient dazu, unnötige personenbezogene Daten möglichst früh aus dem weiteren Verarbeitungsvorgang herauszuhalten. Er ist damit als technische Maßnahme zur Unterstützung von Datenminimierung, bewusster Nutzerfreigabe und datenschutzfreundlicher Prozessgestaltung gedacht.
Eine pauschale Aussage wie „vollständig DSGVO-konform“ wird ausdrücklich nicht getroffen. Die datenschutzrechtliche Gesamtbewertung eines Verfahrens hängt zusätzlich unter anderem von Rechtsgrundlage, Informationspflichten, Löschkonzept, Zugriffsrechten, Auftragsverarbeitung und den organisatorischen Maßnahmen des jeweiligen Verarbeitungsvorgangs ab.
حفاظت از داده‌ها و دروازهٔ حریم خصوصی
اسنادی که برای ترجمه یا بررسی ارسال می‌شوند ممکن است شامل اطلاعات شخصی باشند که برای مرحلهٔ اولیهٔ رسیدگی ضروری نیستند؛ مانند نام، نشانی، شمارهٔ تلفن، شمارهٔ پرونده یا سایر اطلاعات هویتی.
به همین دلیل Khamseh.de علاوه بر روش عادی ارسال مدارک، یک حالت اختیاری حفاظت از داده‌ها ارائه می‌کند. هدف این سامانه آن است که تا حد ممکن اطلاعات شخصی پیش از انتقال اصلی کاهش داده شوند.
چرا این سامانه پیش از ارسال قرار داده شده است؟
این فرآیند بر اصل کاهش داده‌ها و طراحی فنی با رویکرد حفاظت از حریم خصوصی استوار است. کاربر می‌تواند پیش از ارسال، اطلاعات هویتی را روی دستگاه خود بررسی و در صورت لزوم مخفی کند.
در این حالت، بررسی OCR و آماده‌سازی بخش‌های قابل حذف به صورت محلی در مرورگر انجام می‌شود. سپس یک فایل PNG جدید و پاک‌سازی‌شده ایجاد می‌شود. فقط پس از تأیید صریح کاربر، همین نسخهٔ پاک‌سازی‌شده منتقل خواهد شد.
استفاده از حالت حفاظت از داده‌ها اختیاری است. مشتری می‌تواند مدارک را به صورت عادی و بدون ناشناس‌سازی ارسال کند یا از این روش برای کاهش اطلاعات شخصی استفاده کند. هر دو روش قابل پذیرش و رسیدگی هستند.